第一步，申请者向希望就读的德国高校留学生处(Akademisches Auslandsamt)发信或电子邮件(E-Mail)，索取入学许可申请表(Antrag auf Zulassung zum Studium)，德国学术交流中心驻北京办事处也提供入学许可申请表，各高校留学生处的通信及电子信箱地址。德国各高校留学生处在按申请者的请求寄来申请表的同时，一般者附有详细的填表须知和要求申请者在正式提交入学申请进应同时提供的证书及个人材料清单。
这些材料一般包括毕业证书、成绩单和德语学时证明三类。毕业证书包括小学、初中、高中和大学毕业证书(或大学肄业证明、大学在读证明);小学和中学毕业证书必须写明年限，即从某年某月至某年某月就读于某校，否则可能被某些机构(如北-威州大学预备部)视为无效。中国的入学申请者是否提交水学毕业证书，德国各高校的规定并不统一。
为避免延误申请时间，建议在中国高校尚未毕业的本、专科大学在读生，在向德国高校寄发申请入学许可材料时，应将小学毕业证书一起附上;达姆施塔特工业大学对包括小学毕业证书在内的各类证书的要求比较严格，中国的入学申请者在提交证书时应做到尽量完整;成绩单应包括高中会考成绩单和大学成绩单(在读生提供已修学期成绩单)。
如前所述，德语学时证明应证明申请者已有600(申请入学预备部)至800学时(申请直接入学大学)的德语学历，并至少达到中级班以上水平;对于德语学时数的理解不应只考虑数量，同时要注意相应的程度，即能反映出申请者德语水平提高的过程;个别高校如达姆施塔特工业大学对语言水平的要求比较特殊，不是以连续方式而是累积方式学习德语的申请者，即使有800学时而且达到国内高级班水平，其入学申请也将以德语要求未能达到标准标准而被该校拒绝。
第二步，申请者将收到的入学许可申请表按规定填写后寄往希望就读的德国高校留学生处，同时附上对方要求提供的上述个人材料复印件;填写申请表时应注意字迹清楚、端正，尽量不要涂改，不要漏贴照片;个人证书材料在寄发之前需由国内有关机构翻译认证，否则德方将不予承认;德国高校的入学许可申请表为全国统一格式，目前德国不少高校的留学生处接受申请者复印后填写的申请表。
第三步，申请延期或重新申请等。入学通知书有各种和名称，如入学通知书(Zulassung,Zulassungsbescheid)、参加大学预备部入学考试的通知(die Aufnahmeprufung dasStudienkolleg)、参加“外国学习申请者高校入学德语考试”的通知、或者是“按规定提交入学申请的证明”(Bestatigung uber das Vorliegen einer ordnungsgemaben Bewerbung um Zulassung zum Studium/Studienkolleg ,简称Bewerber-Bestatigung,缩写BBZ)等。
上述入学通知书都有明确的期限，绝大部分都给出具体的入学或考试日期，并注明通知书过期无效。个别高校的入学通知书有相当长的有效期，如多特蒙德大学入学通知书的有效期可长达一年。各大学预备部和高校的入学通知书有自己的格式，大部分入学通知书有主管人的签名并盖有学校或主管部门的公章;也有部分高校的入学通知书由计算机打印制作，并说蜜柑内本同志书无签名和盖章而有效;中国学生在受到入学通知书后应注意上述区别，同时核对有无签名和公章;如发现问题，特别是没有签名或漏盖公章，应立即与有关高校联系，要求对方先向申请人发出签名和公章齐全的入学通知书传真件，再补寄原件，以便及时办理申请护照和签证等手续。
